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Social Work

ABBYY beim Hamburger Fußball Verband

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Mit fast 150.000 Mitgliedern ist der Hamburger Fußball Verband (HFV) zwar nicht der größte Verband in Deutschland, aber trotzdem einzigartig unter dem Dach des Deutschen Fußball-Bunds DFB. Im Gegensatz zu den anderen 20 Landesverbänden sind die Hamburger zentral organisiert. So werden etwa alle Spielansetzungen hauptamtlich vom HFV vorgenommen und auch die Auswertung und Ablage der Spielberichte erfolgt von zentraler Stelle aus. Das bedeutet, dass pro Jahr etwa 60.000 Spielberichte aus der Freiluft- und Hallen-Saison in der Geschäftsstelle landen. Da die Ergebnisse zentral beim DFB gespeichert werden müssen und der HFV auch die Archivierung der Spielberichte übernimmt, wurden bisher alle Papiervorlagen vollständig von Mitarbeitern abgetippt.

Auch der Spielbetrieb in Amateur- und Jugend-Ligen will professionell organisiert sein. So müssen Spiele vom Verband offiziell angesetzt, Spielerpässe ausgestellt und Spielberichte erfasst werden. Pro Woche erreichen den HFV deswegen etwa 1500 bis 1800 Berichte von acht verschiedenen Schiedsrichterausschüssen. Diese Berichte werden von den Schiedsrichtern nach jeder Partie handschriftlich ausgefüllt. Die Mitarbeiter in der HFV-Geschäftsstelle packen die Spielberichte aus, tippen die Ergebnisse in den Computer ein und legen die Bögen dann aufsteigend nach Spielnummer sortiert in Ordnern ab. Das große Problem dabei: Dieses Verfahren ist extrem aufwändig, denn Erfassung und Ablage sind sehr zeitintensiv. Zusätzliche Arbeit bedeutet es zudem, wenn Spielberichte verspätet eintreffen, denn dann ist Aktenordner schleppen angesagt. Schließlich müssen alle Spielberichte schnell wiedergefunden werden, etwa wenn Vereine Einsprüche vor dem Sportgericht geltend machen.

Für Jörg Timmermann, stellvertretender Geschäftsführer beim HFV und Chef für EDV-Belange, war das kein zukunftsfähiges Verfahren. “Wir hatten massive Probleme der Papierflut Herr zu werden. Klar war, dass ein automatisches Verfahren für die Erfassung und Digitalisierung der Spielberichte her musste. Schon 2007 haben wir uns dazu die ersten Angebote angesehen, meist waren uns aber die Preise schlicht zu hoch”, erklärt Timmermann. “Nachdem wir schon viel Zeit investiert hatten, gefiel uns der Auftritt der FKS Friedrich Karl Schroeder, die uns das Starke-DMS mit ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional gezeigt hat.” Besonders überzeugt hat den Fußball begeisterten EDV-Fachmann dabei, dass die beiden Firmen erst einmal in Vorleistung gegangen sind und an den vorliegenden Spielberichten getestet haben. Für das Team von FKS und Bernhard Starke eine Selbstverständlichkeit. Stefan Radtke, Software-Entwickler bei Starke: “Wir wollten dem Kunden zeigen, was die Lösung kann. Nach kurzer Entwicklung konnten wir die Verarbeitung während der Erstpräsentation mit über 50 Belegen live testen und das Ergebnis präsentieren.“

ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional ist die neueste Generation der Formularverarbeitungs- und Data Capture-Lösung aus dem Hause ABBYY. Sie erlaubt die Erfassung von Daten aus allen Arten von Dokumenten; strukturierten, auf einer Vorlage basierenden Formularen wie Prüfungs- und Fragebögen, semi-strukturierten Dokumenten wie Rechnungen und Auftragsbestätigungen sowie unstrukturierten Unterlagen wie Briefen, Verträgen und anderen Volltextdokumenten. Dabei bietet das Produkt nicht nur OCR, also die Erkennung von Maschinenschrift in 180 Sprachen, sondern auch ICR, also Handschrifterkennung, und dies in 100 Sprachen. Die extrahierten Daten können anschließend in Datenbanken übertragen oder in anderen Business Anwendungen weiterbearbeitet werden.

Vorteil ABBYY: FlexiCapture ist schnell implementiert. Insgesamt dauerten die Arbeiten nur wenige Tage: Damit ein Spielbericht von der Software erkannt wird, erstellte Stefan Radtke ein entsprechendes Template, auf dem etwa die Spielberichtsnummer sowie die Tore der Heim- und Gastmannschaft berücksichtigt werden. Dann erfolgte der Praxistest mit 50 von Jörg Timmermann ausgewählten Berichten. Dabei wurden auch gleich die möglichen Tücken mitgetestet, denn ab und zu kommt es vor, dass die neunstelligen laufenden Nummern nicht wirklich mit neun Stellen eingetragen werden, oder die Schrift ist unleserlich. Das Ergebnis überzeugte Timmermann: “Die automatische Erkennung arbeitete vom Start weg zu 95 Prozent korrekt.”

Statt mühsamer Tipparbeit läuft die Arbeit in der Geschäftsstelle jetzt so ab: Ein Mitarbeiter legt die Spielberichte auf den Scanner und liest sie per Mausklick in FlexiCapture ein. Dabei finden sowohl eine Text- als auch eine Formularerkennung statt, ausgelesen werden etwa die Spielberichtsnummer und die erzielten Tore. Der Mitarbeiter ist nur noch für die Verifizierung der Ergebnisse zuständig. “Wir haben die Lösung bewusst nicht komplett automatisiert”, erklärt Timmermann, denn die Mitarbeiter sollen live kontrollieren, ob die Datenerfassung auch korrekt arbeitet. Zumeist ist das auch so, nur bei 5 Prozent der Fälle müssen die Mitarbeiter wirklich aktiv eingreifen und das erkannte Resultat ändern.

Spezial-Hardware ist dafür nicht nötig, die Geschäftsstelle verwendet einen Einzug-Scanner zusammen mit einem normalen PC-Arbeitsplatz. Im Hintergrund läuft noch ein Server mit dem installierten Dokumenten-Management-System, das die eingescannten Berichte speichert. Praktisch: Wenn die Spielberichte wieder gebraucht werden, müssen die Mitarbeiter nicht mehr mühsam in Ordnern wühlen, sondern können über das DMS in wenigen Sekunden eine Datenbankabfrage durchführen und schon wird der gewünschte Bericht gezeigt. Die von FlexiCapture erkannten Ergebnisse werden außerdem automatisch zur Webseite des DFB übertragen, wo sie zentral abgerufen werden können.

“Unser Hauptvorteil ist die Kosteneinsparung, sowohl bei der Anschaffung als auch im laufenden Betrieb”, sagt Jörg Timmermann. “Anstelle von 50 Stunden Arbeit pro Woche fallen jetzt nur noch einige wenige Stunden an und in Bezug auf die Anschaffungskosten erwies sich die Gesamtlösung nur als rund halb so teuer wie der Mitbewerb – und das bei Top-Ergebnissen.” Außerdem hat der HFV jetzt eine gewisse Flexibilität gewonnen, was die Überprüfung von Spielberichten angeht. Eine nette Begleiterscheinung war zudem die kurze Implementierungszeit von ABBYY FlexiCapture. “Vor Ort waren wir in nur drei Tagen soweit, dass wir produktiv loslegen konnten”, schwärmt Timmermann. In dieser Zeit haben FKS und Bernhard Starke das hauseigene Dokumentenmanagement System installiert, die benötigten Dokumentarten eingerichtet und das ABBYY FlexiCapture mit den vorbereiteten Templates aufgespielt. Anschließend wurden noch die Mitarbeiter geschult.

Der HFV ist so begeistert von der Lösung, dass ab dem 1. Juli 2009 auch der allgemeine Schriftverkehr darüber eingescannt wird. Das sind immerhin rund 7.000 Briefe pro Jahr. Als weiteren Schritt planen die Hamburger Fußballer auch die Digitalisierung der Buchhaltung, in der jedes Jahr rund 15.000 Belege anfallen, des Passwesens (ca. 25.000 Belege) und der Sportgerichtsbarkeit (ca. 1000 Belege). “Wenn alle Bereiche über das Starke-DMS laufen, dann erfassen wir mit FlexiCapture insgesamt rund 150.000 Belege pro Jahr”, sagt Timmermann.